เทคนิค ที่ผมใช้มาตลอดคือ
- จัดลำดับของงาน
- สร้างเขื่อนกั้นงาน
- กระจายงาน
- กำหนดเวลาที่เหมาะสม สำหรับแต่ละงาน
- ทำให้เสร็จทีละอย่าง ดีกว่าทำพร้อมกันแต่ไม่เสร็จซักอย่าง
งานที่เราเจออยู่ทุกวัน มีลำดับเร็วช้า หนักเบาแตกต่างกันดังนั้น ควรทำการแบ่งลำดับ และแยกแยะให้ดี ไม่ใช่มีอะไรเข้ามาก็ลุยๆ ทำไปเรื่อยๆ หรือเลือกแต่งานที่ชอบมาก่อน งานยากไว้ทีหลังเป็นต้น เกณท์การตัดสินใจมีดังนี้
- งานเร่งด่วน แต่ ไม่สำคัญ เช่น เพื่อนมาช่วนคุย โทรศัพย์เข้า กิจกรรมที่ชอบ ประชุมที่เราไม่เกี่ยว
- งานเร่งด่วน และสำคัญ เช่น การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า งานที่ถึงกำหนดเส้นตาย
- งานไม่เร่งด่วน ไม่สำคัญ เช่น งานตอบเมล์ facebook งานรูทีน
- งานไม่เร่งด่วน สำคัญ เช่น งานวางแผน การสร้างเครือข่าย สร้างความสัมพันธ์
สร้างเขื่อนกั้นงาน
งานก็เหมือนกับน้ำป่า ถ้าปล่อยให้ทั้งหมดมาพร้อมกัน คุณคงมีชีวิตอยู่ได้อีกไม่นาน ดังนั้นเมื่อจัดลำดับได้แล้วก็ให้กรองงานต่างๆ ว่าอันไหนควรทำก่อน หรือหลัง อันไหนที่ต้องทำเองพลาดไม่ได้ อันไหนส่งให้คนอื่นทำได้ รู้จักหาเวลาพักบ้าง อย่าให้คนเค้าว่าทำงานจนเหนื่อยตาย ที่สำคัญคือควรรู้จักปฏิเสธงานบ้าง ถ้าเห็นว่าเราไม่สามารถจะรับทำได้ (ปฏิเสธแบบมีศิลปะหน่อยละกัน ไม่งั้นงานหน้าไม่เกิด) ไม่ใช่อะไรก็รับหมด
กระจายงาน
ปีระมิด ไม่ได้สร้างเสร็จในวันเดียว และของบางอย่างก็ไม่สามารถทำได้ด้วยตัวเพียงคนเดียว ถ้าคุณมีทีมงาน หรือคนที่คุณไว้วางใจ คุณสามารถที่จะแบ่งภาระงานให้กับเค้าเหล่านั้นได้ (ถ้าเค้ายินดีช่วย) บ่อยครั้งที่เรานึกเกรงอกเกรงใจ แต่ที่จริงคนเหล่านั้นอาจจะยินดีช่วยคุณเพราะเห็นเป็นโอกาสที่จะได้ฝึกฝนและแสดงฝีมือก็เป็นได้ ... ถ้าตอนนี้คุณมองไปรอบตัวแล้วยังไม่เจอใครที่จะสามารถส่งงานไปให้ได้ แสดงว่าคุณต้องเริ่มหาคนมารับการถ่อยทอดทายาดอสูรแล้วหละ การสอนงานอย่างเต็มใจ และติดตามผลของงาน อย่างไว้วางใจ (ไม่ใช่ไปจึ้ทุกขั้นตอนไม่ต่างกับทำเอง) ถือเป็นส่วนหนึ่งของการสร้างผู้ช่วยที่เข้มแข็งในอนาคต
กำหนดเวลาที่เหมาะสม
งานแต่ละอย่างใช้เวลา และความรู้ความสามารถที่แตกต่างกัน เช่น การโทรหาลูกค้า การเช็คเมล์ และตอบเมล์ การวางแผนผลิตภัณฑ์ใหม่ การติดตามงาน เช่นสำหรับผมเช็คเมล์วันละ 2 เวลา คือ 9:30 และ 13:30 นอกจากนั้นอาจจะสมัคร push mail ไว้ด้วยเพื่อที่จะไม่พลาดเมล์สำคัญ ... งานทีต้องออกแบบและวางแผนและใช้ความคิด อาจจะเลือกช่วงเวลาที่มีสมาธิ สติ แจ่มใสที่สุด เช่นช่วงเช้า หรือช่วงค่ำ ซึ่งเวลาที่เหมาะสมของแต่ละคนอาจจะไม่เหมือนกัน
ทำให้เสร็จทีละอย่าง
หลายคนบอกงานเยอะมาก แต่ทำไม่เสร็จซักกะอย่างอย่าไปติดกับดักของความเร่งด่วน ทุกอย่างมีความหนัก-เบา เร็ว-ช้า แตกต่างกัน งานที่มีคนรอควรทำให้เสร็จแล้วส่งต่อไปก่อน งานที่ต้องทำเอกสารหรืออบรมแนะนำวิธีการทำงาน ก็ควรทำให้เสร็จก่อนเพื่อทีมสามารถนำไปทำงานต่อได้ ความสำเร็จชิ้นเล็กๆ จะทำให้เราเกิดความภูมิใจ และมันใจเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ และพร้อมที่จะรับงานที่หนักขึ้น ใหญ่ขึ้นเรื่อยๆได้ ที่สำคัญควรใส่อารมณ์ควมรู้สึกสนุกไปกับมันด้วย
...
คนที่ประสบความสำเร็จส่วนใหญ่ ไม่ได้คิดว่าตัวเองกำลังทำงานอยู่ เพราะเค้าสนุกไปกับมัน มองลูกค้าเป็นเพื่อนที่จะเข้าไปพูดคุยกัน งานแต่ละงานก็เหมือนกับเล่นเกมส์ผ่านด่าน เก็บ Level เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เรื่องเงิน หรือตำแหน่ง มันเป็นของลวงตา ถ้าทำได้ดีเดี๋ยวมันมาเอง ^_^
สำหรับผมทุกวันนี้ ก็ไม่ได้คิดว่ากำลังทำงาน เพราะผมสามารถสนุกได้กับทุกสิ่งรอบตัวไปพร้อมๆ กับการทำมันให้สำเร็จไปด้วยได้ ที่สำคัญอย่าลืมคนรอบตัวเรา ครอบครัว ควรให้ความสำคัญไปพร้อมๆ กันด้วย ใช้ชีวิตให้สมดุล์ กันนะครับ
Aj.Bee
ได้เทคนิคจาก Family man มากๆ ครับ
ตอบลบขอบคุณที่แบ่งบัน
ขอบคุณนะคะอาจารย์สำหรับข้อคิดดีดี ถึงดีทีสุด ถึงดีมากที่สุด
ตอบลบ